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22 de agosto de 2023

¿Qué es un archivo?

Un archivo es un conjunto de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

Se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los materiales. En los archivos se identifican, evalúan y conservan para ponerlos a disposición y la organización o del público al que sirve el archivo como por ejemplo al personal docente e investigador. 

Los archiveros tienen diferentes funciones:

  • elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación,
  • controlar su seguimiento y la actualización del mismo,
  • definir y dirigir el sistema de organización integral de la documentación,
  • organizar la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación custodiada en el archivo,
  • llevar el control de calidad de la información contenida en el sistema informático supervisando especialmente la descripción, codificación y asignación de descriptores.
  • También los archiveros deben elaborar los calendarios de conservación y expurgo de la documentación,
  • dirigir y controlar los procesos de transferencias de la documentación
  • así como supervisar la correcta conservación y seguridad de la documentación incluyendo también los sistemas de seguridad del edificio y los depósitos.
  • Además de todo esto, deben promover y organizar actividades de tipo cultural para la difusión del archivo a través de exposiciones, conferencias o cursos.